“`html
엑셀 파일을 사용할 때, 데이터가 많아지거나 이미지, 그래프 등을 삽입하게 되면 파일의 용량이 급격히 증가하는 경우가 많습니다. 이러한 대용량 파일은 이메일로 전송하기 어려워지거나 파일을 열고 편집하는 데 불편함을 초래할 수 있습니다. 따라서 이 포스트에서는 엑셀 파일의 용량을 줄이는 방법에 대해 자세히 설명하겠습니다.
목차
엑셀 파일 형식 변경하기
엑셀 파일의 기본 파일 형식은 .xlsx와 .xls입니다. 이러한 형식은 XML 기반으로 되어 있어 파일 크기가 클 수 있습니다. 하지만 엑셀에서는 이러한 파일을 바이너리 형식인 .xlsb로 저장할 수 있는 기능을 제공합니다.
바이너리 형식의 장점
엑셀 바이너리 통합 문서(.xlsb) 형식으로 저장하면 파일 크기를 약 10%에서 35%까지 줄일 수 있습니다. 이 형식은 데이터를 바이너리 형식으로 저장하기 때문에 XML 기반 파일보다 훨씬 작고, 로딩 속도가 빠릅니다. 그러나 이 파일 형식은 특정한 목적에서 사용되지 않으면 어색하게 느껴질 수 있으며, 몇몇 프로그램이나 웹사이트에서는 지원되지 않을 수 있다는 점을 염두에 두어야 합니다.
파일 형식 변경 방법
.xlsb 형식으로 저장하려면 다음의 단계를 따릅니다. 엑셀에서 ‘파일’ 메뉴를 클릭한 후 ‘다른 이름으로 저장’을 선택합니다. 파일 타입을 ‘Excel 바이너리 통합 문서 (*.xlsb)’로 선택하고 저장하면 됩니다. 이 작업만으로도 기본적으로 파일의 용량을 상당히 줄일 수 있습니다.
불필요한 데이터 정리하기
엑셀 파일에서는 종종 사용하지 않는 데이터나 숨겨진 셀 등이 잔재할 수 있어 파일 크기가 증가할 수 있습니다. 불필요한 데이터와 셀을 정리하는 것은 파일 용량을 줄이는 데 중요한 단계입니다.
빈셀 및 불필요한 행, 열 제거하기
파일 내에 사용하지 않는 셀이나 시트가 많다면 먼저 이를 확인하고 정리해야 합니다. 예를 들어, ‘Ctrl + End’ 키를 눌러보면 엑셀이 인식하고 있는 마지막 셀을 확인할 수 있습니다. 이 때 확인된 불필요한 빈 행이나 열은 삭제해야 합니다. 불필요한 행 전체를 선택한 뒤, 오른쪽 클릭을 해서 ‘삭제’를 선택하면 됩니다.
조건부 서식 및 숨겨진 시트 정리하기
조건부 서식이 많은 경우에도 파일의 크기가 증가할 수 있습니다. 따라서 반복되는 조건부 서식을 하나로 통합하거나 제거해야 합니다. 또한, 숨겨진 시트를 찾아서 불필요한 시트는 삭제하는 것이 좋습니다. 이러한 작업을 통해 파일 용량을 상당히 줄일 수 있으며, 계산 속도도 개선됩니다.
이미지 최적화 및 기타 방법
엑셀 파일에 이미지가 삽입되어 있으면 그 농도가 높을수록 파일 용량이 엄청나게 증가합니다. 따라서 필요한 경우 이미지를 최적화하는 것이 중요합니다.
이미지 압축 방법
먼저, 이미지를 오른쪽 클릭하여 ‘그림 서식’ 메뉴로 들어갑니다. ‘그림 압축’ 도구를 사용하여 해상도를 설정하고 압축하는 방법이 있습니다. 이 때 ‘전자 메일(96ppi)’를 선택하면 품질 저하 없이 파일의 크기를 상당히 줄일 수 있습니다.
피벗 테이블과 데이터 캐시 확인하기
피벗 테이블을 사용할 경우, 피벗 캐시라는 데이터 복제본이 생성됩니다. 이 피벗 캐시는 나중에 데이터의 크기를 더욱 늘릴 수 있습니다. 데이터 보고가 완료된 사항이라면 피벗 캐시 및 원본 데이터를 정리하여 파일 크기를 더욱 줄이는 것이 좋습니다. 피벗 테이블 옵션에서 ‘새로 고침 할 때 데이터 새로 고침’ 순서를 선택하여 필요한 데이터만 유지하면 됩니다.
결론적으로, 엑셀 파일의 용량을 줄이는 방법은 이와 같이 여러 가지가 있습니다. 필요하지 않은 데이터를 정리하고 형식을 변경하며, 이미지를 최적화하는 방법을 통해 효과적으로 파일을 관리할 수 있습니다. 이러한 방법을 통해 엑셀 파일을 더 효율적으로 사용해보시기 바랍니다.
“`